Switzerland Global Enterprise lud Petra Wolkenstein ein, um ihre Erfahrungen aus dem online Vertrieb und ihren online Trainings zu nutzen. Denn die von S-GE betreuten Schweizer Startups standen vor ihrer nächsten Herausforderung, der Teilnahme an einer online umgesetzten US-amerikanischen BioTech Konferenz. Auf die Startups warteten Serien-Meetings mit potenziellen Vertriebspartnern in den USA. „Wir hatten eine sehr lebhafte Diskussion zum Thema online Verhandeln und Präsentieren, sowie dem Sicherstellen, dass man den potenziellen Kooperationspartner richtig einschätzt. Hinzu kommen die Komplexität und Herausforderung von Serien-Meetings, die sehr kurz getaktet aufeinanderfolgen. Natürlich haben wir herausgearbeitet, wie Fallstricke vermeidbar sind und das Beste aus der online Konferenz mitgenommen werden kann.“
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Es gibt einige wesentliche Vorteile von virtuellen Matchmaking-Konferenzen:
- Sie erhalten Zugang zu einem starken Firmenverzeichnis.
- Sie haben die Flexibilität, unabhängig zu planen und Ihren eigenen virtuellen Konferenzraum zu nutzen.
- Für maximale Flexibilität über Zeitzonen hinweg stehen Slots über 24 Stunden pro Tag zur Verfügung.
- TeilnehmerInnen erhalten ein Kontingent von bis zu 150 Meetinganfragen.
Analyse der 6 Herausforderungen bei virtuellen Match-Making Konferenzen
#1 Tech muss nicht überwältigend sein
Zur Vorbereitung von online Meetings sind generell ein paar technische Einrichtungen vonnöten. Ihr Erscheinungsbild selbst und der visuelle Eindruck sind sehr wichtig. Deshalb sind der Standort der Lichtquelle und der korrekte Winkel der Kamera sehr wichtig. Ebenso achten viele Menschen wenig auf die Tonqualität. Egal wie gut das Bild ist, wenn der Ton nicht funktioniert, wenn die Worte nicht verstanden werden, geht die Bedeutung verloren.
Empfehlungen
- Vermeiden Sie eine direkte Lichtquelle wie ein Fenster (auch keine Jalousien) direkt hinter Ihnen.
- Lichtquellen sollten sich auf Ihrer Augenhöhe befinden, um tiefe Schatten zu vermeiden.
Es wird empfohlen, 3 natürliche weiche Lichtquellen zu verwenden: zwei hinter Ihrer Webcam (eine links, eine rechts) und eine hinter Ihnen.
Finden Sie die beste Einstellung!
- Schauen Sie den Menschen in die Augen (bringen Sie den Laptop auf Augenhöhe oder verwenden Sie eine separate Kamera)
- Sie können auch einen Laptop-Ständer verwenden oder Ihren Laptop auf einen Bücherstapel stellen.
- Eine zusätzliche Maus und Tastatur helfen ebenso.
Haben Sie schon einmal von der Sound-Etikette gehört?
- Verwenden Sie Kopfhörer anstatt der eingebauten Lautsprecher. Vielen Menschen beginnen bei der Nutzung der eingebauten Lautsprecher lauter zu werden oder gar zu schreien.
- Vermeiden Sie Probleme mit dem Rückkoppelungs-Effekt
- Schalten Sie sich selbst auf stumm schalten, wenn mehrere Personen im Gespräch sind („unmute“ ist das neue „Reply to all“ und nicht gerne gesehen)
- Minimieren Sie das Echo in Ihrem Raum (Teppiche und Kissen können helfen)
Stellen Sie sicher, dass Sie teilen können … aber nicht mit jedem!
Online Gespräche öffnen manchmal unfreiwillig Tür und Tor für ungewollte und unbefugte Einblicke. Es empfiehlt sich, vorsichtig dabei zu sein, was wir teilen und mit wem.
Die wichtigsten Punkte, die Sie beachten können:
- Passwortschutz beim Web-Call
- Keine Aufzeichnungen
- Bildschirmfreigabe genau vorbereiten und nur auf einzelne Dienste beschränken
- Link-Sharing (Downloads, Kontaktdaten, Websites) vorbereiten, um sie im Chat zu teilen
- Anmerkung sind möglich über das Whiteboard in vielen Diensten oder direct mit einem Pointer
- Ein Teleprompter kann beim Pitch helfen
- Weniger Technik ist oft mehr
Sparen Sie Energie bei Ihren technischen Ressourcen
Dienste auf Ihrem Laptop, die miteinander konkurrieren (zwei Video Conferencing Tools), sollten geschlossen werden. Ebenso Dienste, die stark Batterie saugen (zB TimeMachine Backups), stören könnten (Apple Facetime, Reminders) oder die viel Bandbreite benötigen, könnten geschlossen werden.
Es ist immer eine gute Idee, das WLAN mit zB Speedtest.net zu testen und, wenn möglich, Videoanrufe von anderen Personen in Ihrem Netzwerk zur gleichen Zeit zu koordinieren oder zu vermeiden.
#2 Ablenkungen ausschließen
Aufgrund der fehlenden Büroatmosphäre können viele Faktoren die Besprechung stören und schnell ablenken. Wie können Sie trotzdem völlig professionell sein?
Werfen Sie einen Blick hinter sich!
Auch Ihr Hintergrund, Ihre Umgebung kann die Aufmerksamkeit Ihres Gesprächspartners ablenken. Es muss sauber, professionell, ohne persönliche oder auffällige Details einer Wohnung oder eines Büros sein. Vermeiden Sie auch Türen im Hintergrund, damit nicht versehentlich jemand ins Zimmer kommt. Versuchen Sie, Ihren Hintergrund so klar und monochrom wie möglich zu halten: schöne Pflanzen, Bücher oder ein schönes Kunstwerk sind gerne gesehen.
Virtuelle Hintergründe einiger Dienste sind ebenfalls sehr beliebt, z.B. können Sie bei Zoom Ihr Logo und Ihre Firmen-Farben zum Hintergrund hinzufügen – etwas, an das sich Gesprächspartner erinnern.
#3 Ihr Haupt-Statement platzieren und die ZOOM-Müdigkeit besiegen
Viele online Meetings über den Tag verteilt sind deutlich anstrengender als physische Meetings im Raum, weil wir visuelle Eindrücke vermissen und unterbewusst zu kompensieren beginnen. Die ZOOM-Müdigkeit greift um sich. Um ihr zu begegnen und mit Ihrem Gegenüber erfolgreich zu kommunizieren, gilt es, öfters zusammenzufassen. Fassen Sie Ihre Botschaft immer und immer wieder mit Ihren Bildern und Stichworten zusammen!
#4 In Erinnerung bleiben
Wie hebt man sich von der Masse ab? Ein markanter Slogan, ein gut gewählter Stil, ein auffälliges, kreatives Bild oder eine stimmige Markenfarbe helfen uns immer dabei, in der Erinnerung des Verhandlungspartners zu bleiben.
#5 Effektivität Ihrer Online-Meetings
Abgesehen von „Kosmetik“ ist es wichtig, aus Ihren Treffen das herauszuholen, was Sie wollten. Und das sollte auch von Anfang an für die andere Seite klar sein. Das beginnt mit einem guten Meeting-Management.
Klares Erwartungsmanagement
Ihr Profil in der Matching-App ist hierbei immens wichtig. Sie ist der Anfang eines guten Meetings und setzt die Erwartungen richtig. Vergessen Sie nicht auf die folgenden Themen in Ihrem Profil:
- Ihr Produkt & USP
- Bisherige Erfolge und zufriedene, begeisterte Kunden
- Genaue Beschreibung dessen, was Sie suchen und erwarten
- Genaue Beschreibung, was Sie einem Geschäftspartner bieten können
Es ist immer gut, zu Beginn Ihres Treffens die Agenda abzustimmen und zusammenzufassen, wie viel Zeit Sie haben, warum Sie sich dafür interessieren und was am Ende das Ergebnis sein sollte.
Ein Spickzettel mit dem von Ihnen gewünschten Ergebnis ist etwas, das Sie vor der Durchführung Ihrer Seriensitzungen mit dabeihaben sollten. Er könnte folgende Dinge abdecken:
- Kriterien, die in verschiedenen Gesprächen mit potenziellen Geschäftspartnern getestet werden sollten, z.B. Geschäftsmodell, Erfolgsbilanz
- Ihre individuelle Partnering-Punktzahl, um zu bewerten, wer am besten passt
Ende der Sitzungsvorbereitungen – wie man die Sitzung abschließen kann
Denken Sie daran, dass ein wichtiger Teil des online Gespräches das Ende des Treffens ist. Halten Sie alle relevanten Links und Kontaktinformationen in einem Word-Dokument bereit, das Sie in den Chat kopieren können. Klären und wiederholen Sie, was die nächsten Schritte sind und auf welchem Kommunikationskanal sie weiter kommunizieren werden.
#6 Zwischenmenschliches & Beziehungsaufbau
Da es schwieriger ist, online eine echte persönliche Verbindung herzustellen, müssen wir der Kommunikation mehr Aufmerksamkeit widmen. Was sind die Tipps, die eine angenehme Atmosphäre schaffen können?
- Schaffen Sie mit Smalltalk eine entspannte Atmosphäre.
- Wenn es passt, erzählen Sie eine gute Geschichte, die zur Situation passt
- Nennen Sie Ihre Gesprächspartner bei ihrem Namen: „Also, Petra, ….“.
- Schauen Sie wirklich in die Augen – Sie glaube nicht, wie wenig das wirklich gemacht wird.
Switzerland Global Enterprise hat diesen Workshop mit vertiefenden Themen für seine Startups ermöglicht, damit sie sich bestmöglich auf ihre neuen Herausforderungen beim Online-Partnering vorbereiten können. Wir danken Philip Morger und S-GE für die Einladung und wünschen allen Teilnehmern die perfekten Kooperationspartner für ihren Markteintritt in den USA.
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